Report Aziendale… e se fosse questione di Mentalità?

La mappa non è il territorio, è solo una sua rappresentazione.

Allo stesso modo il report aziendale è una rappresentazione di dati, utile per poter sintetizzare in un unico documento molte informazioni, che prese nel loro complesso sarebbero di difficile comprensione.

Il report aziendale è una presenza costante nelle diverse realtà, a prescindere dal settore merceologico e dai servizi erogati. Il motivo principale dell’utilizzo dei report è legato al concetto “il tempo è denaro, infatti analizzare una notevole mole di dati richiede tempo e prendere decisioni non supportate da dati potrebbe rivelarsi quantomeno incauto, perché porterebbe a scelte azzardate.

In questo articolo vedremo alcuni punti importanti che ti consentiranno di focalizzare l’attenzione nel momento esatto in cui ne starai predisponendo uno.

Ti sottoporrò le considerazioni principali sotto forma di domanda cosicché tu le possa utilizzare nel momento in cui ti serviranno; la tua esperienza di consentirà di adottare i modelli che preferisci e casomai rivederli nel tempo. Iniziamo!

Report aziendale: a chi serve e perché?

Indipendentemente dall’inquadramento, se stiamo parlando di un cliente o un fornitore, un istituto di credito o un collega, occorre definire “un abito su misura” e per poterlo fare cerca di raccogliere quante più informazioni puoi su chi alla fine leggerà il tuo report e soprattutto per quale motivo lo starà facendo.

Un concetto che può aiutare a calarti nella condizione mentale adatta è il partire dalla fine: immaginando di aver presentato il tuo documento e ottenuto il risultato desiderato, quali sono i passi che hai compiuto per arrivare fino a lì?

Un antropologo inglese, Simon Sinek, suggerisce di partire dal perché; il nostro cervello è suddiviso prevalentemente in tre aree legate alle fasi evolutive:

  1. il cervello rettiliano è la parte più antica, risponde agli stimoli attacco / fuga e ricerca la reale motivazione delle cose;
  2. il Limbico invece è emozionale e ti aiuta a trasmettere la tua soggettività per cui risponde al come;
  3. infine il neocorticale, legato alla capacità di problem soving risponde al cosa.

Quindi sintetizzando immagina di aver già gestito la situazione in ogni aspetto e nel predisporre il tuo report aziendale prova a strutturarlo definendo perché lo fai, come e cosa fai di preciso.

Hai stabilito il piano d’azione?

Uno spot pubblicitario di alcuni anni fa ci dice che la potenza è nulla senza controllo, allo stesso modo il pensiero è nullo senza azione; quindi occorre definire nel modo più dettagliato possibile gli obiettivi e le strategie che ti consentono di indirizzarti esattamente verso i risultati che intendi ottenere; uno degli strumenti più utilizzati è il GANTT ossia un documento programmatico che fonde le diverse attività con l’agenda, lo scopo è quello di monitorare il percorso che porta verso il risultato prefissato.

Sei in grado di confrontare i report aziendali nel tempo?

Sviluppare reportistiche diverse comporta parlare di volta in volta un linguaggio diverso, con la difficoltà di comprendere il reale trend che si sta delineando, per questo motivo è utile confrontare periodicamente tra loro i report al fine di comprendere che cosa ci stanno realmente dicendo quei dati.

Come misuri gli scostamenti?

Occorre anche misurare e comprendere la natura degli scostamenti che emergono tra il preventivo e il consuntivo, come succede per il Budget e il Bilancio: è altamente improbabile che i due documenti siano perfettamente coincidenti; comprendere quello che realmente succede sia in fase di pianificazione che in quella di verifica aiuta ad ottimizzare le risorse e sviluppare strategie più attendibili.

Quali sono le tue fonti?

Infine ti consiglo di prestare attenzione ad un aspetto fondamentale: la bontà dei dati presi in considerazione. In informatica c’è un acronimo che rende l’idea ed è GIGO (garbage in garbage out), in sostanza se inserisci spazzatura esce spazzatura; per questo occorre sempre verificare se i dati presi in esame sono corretti e se la loro rielaborazione non comporta distorsioni informative.

Mi auguro che questo articolo ti sia utile per la preparazione del tuo prossimo report.

L’esperienza di ogni giorno sicuramente ti aiuterà a migliorare il tiro e se le prime volte si possono trovare difficoltà nell’elaborazione, con il tempo questi report evoluti diventeranno quasi automatici e il loro confronto molto veloce.

Davide Tedone | Consulente ACK – Excel Expert

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